Делопроизводитель

Описание:

BlueBird Tech — украинская инженерная компания, создающая инновационные военные решения. Мы работаем на пересечении оборонных разработок, программного обеспечения, искусственного интеллекта и систем безопасности. Наша цель — усиление обороноспособности Украины и развитие высокотехнологичного сектора в международном масштабе.

В связи с расширением и масштабированием компании мы ищем делопроизводителя, который усилит нашу команду и поможет развивать технологические решения, имеющие важное значение.

Требования:

• Профильное или высшее образование по специальности «Документоведение и информационная деятельность», «Офисное администрирование» или смежным направлениям
• Опыт работы с документами или на административной позиции от 1 года
• Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) будет преимуществом

Обязанности:

1. Регистрация документов

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в реестре в день поступления
• Присвоение входящих и исходящих номеров в соответствии с системой индексов
• Заполнение регистрационно-контрольных карточек (РКК) для каждого документа
• Внесение резолюций CEO в РКК после получения от руководителя ВДЗ

2. Обработка корреспонденции

• Ежедневная проверка официального e-mail, первичная классификация писем
• Перемещение писем по папкам в соответствии с их статусом
• Подготовка «Папки на подпись» для CEO — формирование перечня новых писем с приоритетами
• Направление писем исполнителям с текстом резолюции
• Отправка исходящей корреспонденции (e-mail / почта / курьер) и сохранение копий

3. Подготовка документов

• Подготовка проектов исходящих писем по поручению
• Проверка оформления документов в соответствии с ДСТУ 4163:2020 (реквизиты, бланки, подписи)
• Размещение зарегистрированных приказов и документов в папках Nextcloud

4. Контроль исполнения

• Ежедневный мониторинг статусов документов на контроле
• Направление напоминаний исполнителям
• Эскалация просроченных задач — информирование руководителя ВДЗ и руководителя подразделения

5. Взаимодействие с подразделениями и площадками

• Приём бумажной корреспонденции от администраторов офисов, проверка и регистрация сканов
• Взаимодействие с удалёнными подразделениями по передаче и учёту документов
• Выполнение поручений руководителя ВДЗ и ведущего специалиста по делопроизводству

Будет плюсом:

• Опыт работы в коммерческой компании
• Знание законодательства о доступе к публичной информации и обращениях граждан

Условия работы:

• Бронирование для военнообязанных в соответствии с действующим законодательством Украины
• Стабильный график, полная занятость (офис, г. Одесса)
• Комфортные условия труда и современная рабочая среда
• Возможность карьерного роста
• Работа над проектами с реальным общественным значением
• Дружная команда и здоровая рабочая атмосфера

Если вы ищете место, где ваш профессионализм и ответственность действительно ценятся — будем рады познакомиться.

Если ваш опыт соответствует требованиям, мы свяжемся с вами для дальнейшего общения.